10.02.2019

Savoir-vivre w biznesie. Jakie zasady warto znać?

Savoir-vivre w biznesie okazuje się czasem ważniejszy niż w wielu innych mniej lub bardziej oficjalnych sytuacjach. Tym bardziej, że w ostatnich latach coraz większą popularnością cieszą się poważne spotkania biznesowe, które odbywają się nie w firmach, ale w wygodnych hotelach takich jak Europejski we Wrocławiu. Są to miejsca zapewniające niezwykły komfort, dużą powierzchnię oraz wiele udogodnień, ale jednocześnie zobowiązujące do przestrzegania określonej etykiety. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady, abście już nigdy nie musieli się zastanawiać, czy aby na pewno zachowaliście się odpowiednio.

W artykule:
Spotkanie w interesach w Europejskim
Dobre zachowanie w biznesie
Etykieta przy wspólnym stole
Kontakty międzyludzkie w sytuacjach biznesowych
Przebieg spotkania
Jak przyswoić najważniejsze zasady?

Komfortowe spotkania biznesowe w Hotelu Europejskim we Wrocławiu. Jakie zasady savoir-vivre warto znać?

Hotel Europejski we Wrocławiu jest miejscem, w którym można urządzić nie tylko spotkania biznesowe, ale też szkolenia czy branżowe konferencje. Do każdej z tych okoliczności przypisany jest określony zbiór zasad savoir-vivre, które mają ułatwiać tego typu kontakty, czyniąc je bardziej przejrzystymi. W Europejskim oddajemy do dyspozycji naszych gości nowoczesną oraz w pełni wyposażoną salę konferencyjną, która może pomieścić kilkadziesiąt osób. Co ważne, sala ta może zostać podzielona na dwie mniejsze, które doskonale sprawdzają się podczas organizacji bardziej kameralnych spotkań firmowych. Organizatorzy mogą także skorzystać ze sprzętu multimedialnego, nagłośnienia i ekranów projekcyjnych. Przewidzieliśmy także możliwość organizowania przerw kawowych, na lunch oraz obiadowych. Jednak im więcej możliwości, tym więcej sytuacji, w których zasady dobrego zachowania mogą się okazać niezbędne. Mając świadomość tego, jak należy się zachować, poczujemy się znacznie pewniej, co znacząco ułatwi prowadzenie negocjacji biznesowych czy wystąpienie podczas konferencji. Czego zatem może dotyczyć etykieta?

Czym wyróżnia się etykieta biznesowa na tle zasad obowiązujących w codziennych sytuacjach?

Etykieta jest zbiorem zachowań oraz ogólnych zasad, jakie są uznawane za właściwe w danej sytuacji oraz w określonym środowisku. Dotyczy ona różnych dziedzin życia, w tym również tych związanych z pracą i szeroko rozumianym biznesem. W tych specyficznych sytuacjach omawiane reguły dotyczą przede wszystkim powitań i zapoznawania osób, oficjalnych przyjęć oraz korespondencji elektronicznej i rozmów telefonicznych.

Wiedza dotycząca tego jak się zachować w oficjalnych, niejednokrotnie dość stresujących sytuacjach, pozwala na to, aby poczuć się dużo pewniej. Początkowo tym, co może sprawiać największą trudność, staje się odróżnienie etykiety towarzyskiej od biznesowej. Wiele osób przenosi bowiem pewne wzorce zachowań z życia prywatnego na grunt służbowy, czasem nie zdając sobie nawet sprawy z tego, że w sytuacjach biznesowych obowiązują nieco inne zasady. Po pierwsze trzeba pamiętać o tym, że w relacjach przełożony-pracownik czy klient-dostawca podczas powitania zawsze obowiązuje zasada precedencji, to znaczy pierwszeństwa wynikającego z rangi. Odróżnia to sytuacje biznesowe od tych towarzyskich, gdzie etykieta nakazuje, aby o sposobie powitania decydowały płeć oraz wiek. To od nich zależy, kto zainicjuje uścisk dłoni albo kto jako pierwszy przejdzie przez drzwi (w wielu sytuacjach pierwszeństwo mają kobiety oraz osoby starsze). Kluczowe jest zatem zrozumienie tego, że w biznesie może to wyglądać inaczej, a szacunek będzie się tutaj okazywać osobom o wyższej randze. Pozwoli to na umiejętne dostosowanie się do okoliczności. Jest to bardzo ważne, ponieważ będzie stanowić o kulturze budowania relacji biznesowych. Znajomość zasad stanie się więc kluczowym elementem wszelkich działań. Umożliwia to ujednolicanie standardów w obszarze budowania relacji, co jest szczególnie ważne w firmach zatrudniających pracowników reprezentujących różne pokolenia oraz przedsiębiorstwach o charakterze międzynarodowym.

Jakie zasady savoir-vivre obowiązują przy stole podczas spotkania biznesowego w hotelowej restauracji nie tylko we Wrocławiu?

Spotkania biznesowe w przestrzeni hotelowej często się wiążą ze wspólnymi posiłkami. I tu pojawia się kolejne zastosowanie dla zasad savoir-vivre, tym razem przy stole. Czasem będziecie gościć na bankiecie ze stołem szwedzkim, czasem na uroczystej kolacji w restauracji. Jak zachowywać się w takich sytuacjach? Dla wiele osób staje się to dość dużym wyzwaniem. Etykieta w przejrzysty sposób mówi jednak o tym co wolno, a czego nie wypada robić podczas różnego typu przyjęć.

Szwedzki stół

Jeśli chodzi o konferencję branżową połączoną z wieczornym bankietem, trzeba pamiętać, aby na przyjęciu unikać kilku rzeczy. Po pierwsze na talerz nie można nałożyć sobie zbyt dużej porcji za jednym razem. Do stołu lepiej podejść kilkukrotnie niż chodzić z pełnym talerzem – tak po prostu nie wypada. Po drugie należy unikać sytuacji, w których w jednym ręku trzyma się kieliszek, a w drugim talerz – nie mając jak zjeść tego, co się na nim znajduje. Po trzecie należy unikać nakładania sobie na talerz ozdób z bufetowych półmisków. Po czwarte za każdym razem, podchodząc do stołu szwedzkiego, należy wziąć czysty talerz. I wreszcie, po piąte, brudnego talerza nie wręcza się kelnerowi, który w danym momencie niesie potrawy czy alkohol.

Przyjęcia zasiadane

Kiedy w planach są biznesowe przyjęcia zasiadane, to najważniejszą wiedzą będzie ta dotycząca poszczególnych elementów zastawy stołowej. Mowa tutaj o kieliszkach, sztućcach oraz serwetce. Oczywiście bardzo istotne będzie także poznanie zasad dotyczących tego, w jakiej kolejności korzysta się ze sztućców, w którym kieliszku pije się dane wino oraz tego, kiedy i jak jeść pieczywo. Gdy takich zasad się jeszcze nie zna albo kiedy nie zostały one dobrze zapamiętane, na hotelowym (i każdym innym) przyjęciu biznesowym można delikatnie podpatrywać, a później naśladować postępowanie gospodarza wieczoru. Ta prosta zasada często okazuje się bardzo skuteczna i pozwala uniknąć niezręcznych sytuacji.

Serwowanie napojów w trakcie konferencji

O etykiecie powinni pamiętać nie tylko uczestnicy spotkań biznesowych, ale też ich organizatorzy. Jednym z elementów, na które warto zwrócić uwagę podczas planowania spotkania firmowego, jest sposób serwowania napojów. Powszechne, a wręcz wymagane jest to, aby w trakcie narad, konferencji, sympozjów czy też podczas spotkań z klientami, w pomieszczeniu znalazło się coś do picia. Ważne jest to, aby zimne napoje zostały podane z klasą oraz zgodnie z zasadami etykiety. Będzie tak wtedy, gdy na stole nie znajdą się ani kartony (z sokiem) ani plastik (nie mogą być to butelki, a tym bardziej plastikowe kubki). Żelazna zasada dotycząca serwowania napojów (niedopuszczająca wyjątków) mówi o tym, że na stole nie umieszcza się żadnych butelek. Jak więc podawać zimne napoje w sposób elegancki? Są na to dwa sposoby. Pierwszym z nich jest nalanie wody w karafki, a soków w dzbanki i ustawienie ich na głównym stole tak, aby każdy miał do nich swobodny wygodny dostęp. Jedna woda przy kilkunastoosobowym stole będzie nietaktem. Drugim rozwiązaniem będzie ustawienie napojów w butelkach (najlepiej szklanych) na specjalnie przygotowanym do tego stole. Warto też zwrócić na personel zatrudniony do obsługi spotkania biznesowego. Kelnerzy czy hostessy muszą zawsze być do tego odpowiednio przygotowani. Ważne, aby zachowywali oni dyskrecję, nie narzucali się gościom, a zarazem sprawnie odpowiadali na wszystkie ich potrzeby.

Jakich zasad savoir-vivre warto przestrzegać w relacjach międzyludzkich podczas spotkania biznesowego w jednym z wrocławskich hoteli?

Nieodłącznym elementem spotkań biznesowych czy konferencji organizowanych w hotelach i innych miejscach są mniej lub bardziej oficjalne rozmowy. I to właśnie w takich sytuacjach, gdzie w grę wchodzą bezpośrednie kontakty międzyludzkie, znajomość zasad savoir-vivre może się okazać kluczowa. O czym warto pamiętać przy okazji tzw. rozmów kuluarowych? Przede wszystkim o tym, że dołączanie do rozmawiających, nawet nieznanych osób, nie jest błędem. Często celem takich spotkań jest właśnie nawiązywanie nowych kontaktów i poznawanie ludzi (mowa wtedy o spotkaniach networkingowych). Jednak dołączając do grupy rozmawiających ze sobą osób, trzeba to zrobić taktownie. Po podejściu trzeba poczekać aż zakończy się omawiany wątek i włączyć się do następnego, jednocześnie się przedstawiając. Wtedy podaje się własne imię i nazwisko, a także nazwę firmy, którą się reprezentuje. Przy dołączeniu do kilku osób można im uścisnąć dłonie, przy bardziej licznej grupie można z tego zrezygnować. A czego lepiej unikać? Nietaktem będzie na przykład podejście do osób o znacznie wyższej randze (do konwersujących przełożonych), a także do rozmawiającej pary osób (nie dotyczy to par małżeńskich). W takich sytuacjach mogłoby się bowiem niechcący przeszkodzić w ważnej rozmowie, która nie potrzebuje świadków.

Przedstawiam…

Drugim ważnym aspektem w kontaktach międzyludzkich będzie, wspomniane już wcześniej, przedstawianie sobie osób. W Polsce (oraz wielu innych krajach) obowiązuje wspominana już zasada precedencji. Oznacza to, że osobie wyższej rangą zawsze przedstawia się osobę o niższej randze. Kiedy nie wiecie o sobie zbyt wiele, ważne jest to, aby po prostu dokonać prezentacji – wtedy już w wybranej przez siebie kolejności. Przedstawiając sobie osoby, trzeba też pamiętać o tym, aby zawsze podawać odpowiadające sobie informacje o poszczególnych osobach, to znaczy: pełne imiona i nazwiska, pełnioną funkcję oraz nazwę firmy. Zarazem trzeba wiedzieć, że kiedy w przedstawianiu nikt nie pośredniczy, to osoba zajmująca wyższe stanowisko ma zawsze pierwszeństwo. Trzeba więc czekać na to, co zrobi i jak się zachowa. To szef powinien zdecydować o podaniu ręki, rozpoczęciu rozmowy, a także o wskazaniu miejsca do siedzenia swoim gościom/pracownikom. Podobnie jest przy spotkaniach z klientami – to oni powinni mieć pierwszeństwo działań. W przypadku oficjalnych wydarzeń specjalnych w czasie przedstawiania sobie osób trzeba uwzględnić precedencję stanowisk publicznych, jaka obowiązuje w Polsce.

O czym jeszcze warto pamiętać podczas spotkania biznesowego w jednym z wrocławskich hoteli i jak przyswoić najważniejsze zasady savoir-vivre?

Wybierając się na spotkanie biznesowe do hotelu czy innego miejsca, warto pamiętać o tym, że zasady savoir-vivre dotyczą również stroju, który powinien być dostosowany do okazji. Kolory ubrań nie powinny być zbyt krzykliwe, całość musi wyglądać jak najbardziej schludnie oraz elegancko – bez plam i zagnieceń, bez zbyt krótkich spódnic i nieeleganckich T-shirtów. Zawsze miele widziane są umiar i skromność. Na miejsce spotkania zawsze należy dotrzeć odpowiednio wcześnie, aby mieć chwilę na tzw. „złapanie oddechu”. Spóźnienie i roztargnienie nigdy nie będą dobrze widziane. Jeszcze przed wejściem na salę należy wyłączyć albo przynajmniej wyciszyć telefon komórkowy, aby później nie zakłócać spotkania. Najlepiej, gdy telefon już na sali zostanie schowany, szczególnie w czasie ważnych rozmów (będzie to oznaką szacunku). Jeśli konferencję chce się nagrywać na dyktafon, wcześniej należy spytać organizatora o pozwolenie. Wchodząc do sali bardzo ważne jest odpowiednie powitanie. Osobą witającą powinna być ta, która wchodzi do danego miejsca, a kiedy wchodzącym jest przełożony, to osoby niższe rangą powinny wstać. Trzeba też zaznaczyć, że rąk nigdy nie podaje się przez stół. Do tego to osoby wyższe rangą wyciągają rękę jako pierwsze, pozostałe na ten gest czekają. Przed powitaniem najlepiej też zdjąć odzież wierzchnią (której nie powinno trzymać się później na kolanach). Zadaniem gospodarza/organizatora jest wskazanie miejsca na płaszcze i kurtki. Po przybyciu wszystkich osób można zaczynać właściwą część spotkania. Na końcu może się odbyć wymiana kontaktów i wizytówek, bo często nawiązywanie nowych znajomości jest pośrednim celem takich konferencji. Jeśli czujecie się przytłoczeni wielością zasad, które warto znać, poniżej zdradzamy skuteczne sposoby na ich zapamiętanie.

Jak przyswoić etykietę biznesową?

Jeśli chcecie perfekcyjnie opanować etykietę biznesową, możecie sobie w tym pomóc. Na rynku są obecnie dostępne różne publikacje, które podejmują taką tematykę. Można więc postawić na przeczytanie kilku książek lub artykułów. Znajdziecie w nich na pewno wszelkie informacje obejmujące zagadnienia związane z etykietą, kulturą budowania relacji, a nawet z biznesowymi różnicami kulturowymi. Inną możliwością jest zaś skorzystanie z oferty szkoleniowej, jaką proponuje dziś wiele firm. Trzeba bowiem pamiętać, że konferencje mają być nie tylko obradami, ale też wydajną pracą, nawiązywaniem kontaktów oraz jak najlepszym przedstawieniem swojej osoby.